Como Emitir Recibo de Pagamento Autônomo: Guia Completo 2025
Se você é um profissional autônomo, freelancer ou presta serviços sem vínculo empregatício, saber como emitir um Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) é fundamental para formalizar suas transações e manter suas obrigações fiscais em dia. Este guia completo vai te ensinar tudo o que você precisa saber sobre RPA em 2025.
O que é um Recibo de Pagamento Autônomo (RPA)?
O Recibo de Pagamento Autônomo, também conhecido pela sigla RPA, é um documento fiscal emitido pela fonte pagadora (empresa ou pessoa física que contrata o serviço) para formalizar o pagamento a um profissional autônomo que não possui vínculo empregatício.
O RPA serve como comprovante de renda para o prestador de serviço e também permite que a empresa contratante declare os impostos retidos na fonte, cumprindo suas obrigações fiscais perante a Receita Federal e o INSS.
Quando é Obrigatório Emitir um RPA?
O RPA é obrigatório nas seguintes situações:
- Pessoa física autônoma prestando serviço para pessoa jurídica: Quando um profissional sem CNPJ presta serviço para uma empresa.
- Serviços eventuais sem vínculo empregatício: Trabalhos pontuais, consultorias, palestras, etc.
- Quando há retenção de impostos na fonte: INSS, IRRF e ISS devem ser calculados e retidos.
- Profissionais liberais: Médicos, advogados, psicólogos, arquitetos, consultores que não têm empresa (MEI ou CNPJ).
Diferença entre Recibo Simples e RPA
| Característica | Recibo Simples | RPA |
|---|---|---|
| Natureza | Comprovante informal | Documento fiscal |
| Impostos | Não detalha retenções | Detalha INSS, IRRF e ISS |
| Obrigatoriedade | Opcional | Obrigatório para PJ |
| Validade fiscal | Limitada | Plena |
| Uso | Transações entre PF | Serviços autônomos para PJ |
Passo a Passo: Como Emitir um RPA Corretamente
Passo 1: Colete os Dados Necessários
Antes de emitir o RPA, você precisará ter em mãos as seguintes informações:
Dados do Contratante (Fonte Pagadora):
- Nome completo ou Razão Social
- CPF ou CNPJ
- Endereço completo
Dados do Prestador de Serviço (Autônomo):
- Nome completo
- CPF
- Número de inscrição no INSS (NIT/PIS/PASEP)
- Endereço completo
- Dados bancários (para recebimento)
Passo 2: Descreva o Serviço Prestado
No RPA, é fundamental descrever de forma clara e objetiva o serviço que foi prestado. Seja específico:
- Evite: "Serviços prestados"
- Prefira: "Consultoria jurídica sobre contratos empresariais realizada em outubro de 2025"
Inclua também:
- Data ou período em que o serviço foi realizado
- Valor bruto acordado
- Forma de pagamento
Passo 3: Calcule os Impostos e Descontos
Esta é a parte mais importante do RPA. Você precisa calcular corretamente os seguintes impostos:
1. INSS (11% sobre o valor bruto)
- Alíquota: 11% do valor do serviço
- Base de cálculo: valor bruto do serviço
- Limite mínimo: salário mínimo vigente
- Limite máximo: teto do INSS (R$ 7.786,02 em 2025)
2. IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
O IRRF segue a tabela progressiva da Receita Federal. Em 2025, as alíquotas são:
| Base de Cálculo (mensal) | Alíquota | Parcela a Deduzir |
|---|---|---|
| Até R$ 2.259,20 | Isento | - |
| De R$ 2.259,21 até R$ 2.826,65 | 7,5% | R$ 169,44 |
| De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 | 15% | R$ 381,44 |
| De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 | 22,5% | R$ 662,77 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,5% | R$ 896,00 |
3. ISS (Imposto Sobre Serviços)
- Alíquota: varia de 2% a 5% conforme o município
- Depende do tipo de serviço e legislação local
- Consulte a prefeitura do município onde o serviço foi prestado
Passo 4: Preencha o Recibo
Com todos os dados e cálculos em mãos, preencha o RPA incluindo:
- Número do RPA (controle interno)
- Data de emissão
- Dados completos do contratante e do prestador
- Descrição detalhada do serviço
- Valor bruto do serviço
- Valor do desconto do INSS
- Valor do desconto do IRRF
- Valor do desconto do ISS (se aplicável)
- Valor líquido a receber
Passo 5: Assinaturas e Arquivamento
O RPA deve ser assinado por ambas as partes:
- Prestador de serviço (autônomo)
- Contratante (fonte pagadora)
Emita o documento em pelo menos 2 vias: uma para cada parte. Recomenda-se guardar os RPA por no mínimo 5 anos para fins de fiscalização.
Informações Obrigatórias em um RPA
Para que o RPA seja válido, ele deve conter obrigatoriamente:
- Nome e CPF/CNPJ da fonte pagadora (contratante)
- Nome e CPF do profissional autônomo
- Número de inscrição do autônomo no INSS
- Descrição detalhada do serviço prestado
- Data ou período de realização do serviço
- Valor bruto do serviço
- Valor do desconto do INSS (11%)
- Valor do desconto do IRRF (conforme tabela)
- Valor do desconto do ISS (se aplicável)
- Valor líquido a ser pago
- Data de emissão do RPA
- Assinatura de ambas as partes
Exemplo Prático de Cálculo de RPA
Vamos a um exemplo prático para facilitar o entendimento:
Situação: João, consultor autônomo, prestou serviço de consultoria empresarial para a empresa XYZ Ltda. no valor de R$ 5.000,00.
Cálculos:
- Valor bruto: R$ 5.000,00
- INSS (11%): R$ 550,00
- Base para IRRF: R$ 5.000,00 - R$ 550,00 = R$ 4.450,00
- IRRF (27,5% - R$ 896,00): (R$ 4.450,00 × 0,275) - R$ 896,00 = R$ 327,75
- ISS (5% - exemplo): R$ 250,00
- Total de descontos: R$ 1.127,75
- Valor líquido a receber: R$ 3.872,25
Quem Deve Emitir o RPA?
É importante esclarecer: quem emite o RPA é a fonte pagadora (a empresa ou pessoa que está contratando o serviço), e não o autônomo.
O autônomo deve fornecer todos os seus dados e informações sobre o serviço prestado, mas é responsabilidade do contratante:
- Emitir o RPA
- Calcular e reter os impostos
- Recolher os valores aos órgãos competentes
- Fornecer cópia do RPA ao prestador de serviço
RPA Digital: É Válido?
Sim! O RPA digital tem a mesma validade que o RPA impresso, desde que contenha todas as informações obrigatórias. Muitas empresas já utilizam sistemas digitais para emissão de RPA, o que traz vantagens como:
- Cálculo automático de impostos
- Armazenamento em nuvem
- Facilidade de envio e recebimento
- Redução de erros
- Economia de papel
Perguntas Frequentes sobre RPA
1. Autônomo precisa emitir RPA?
Não. O RPA é emitido pela empresa contratante (fonte pagadora), não pelo autônomo. O autônomo apenas fornece seus dados e informações sobre o serviço.
2. MEI pode emitir RPA?
Não. MEI (Microempreendedor Individual) deve emitir nota fiscal de serviço, não RPA. O RPA é exclusivo para pessoas físicas autônomas sem CNPJ.
3. Qual a diferença entre RPA e recibo comum?
O RPA é um documento fiscal que detalha os impostos retidos (INSS, IRRF, ISS), enquanto o recibo comum apenas comprova o recebimento de um valor, sem detalhamento fiscal.
4. É obrigatório reter INSS no RPA?
Sim, quando o valor do serviço for igual ou superior ao salário mínimo. A alíquota é de 11% sobre o valor bruto.
5. Como declarar RPA no Imposto de Renda?
Os valores recebidos via RPA devem ser declarados como "Rendimentos Recebidos de Pessoa Jurídica" no programa da Receita Federal, utilizando o informe de rendimentos fornecido pela empresa contratante.
Conclusão
Emitir um Recibo de Pagamento Autônomo corretamente é essencial para manter a regularidade fiscal tanto do profissional autônomo quanto da empresa contratante. Embora o processo possa parecer complexo inicialmente, com as informações corretas e ferramentas adequadas, torna-se uma tarefa simples e rápida.
Lembre-se sempre de:
- Coletar todos os dados necessários antes de emitir
- Calcular corretamente os impostos (INSS, IRRF, ISS)
- Incluir todas as informações obrigatórias
- Guardar os documentos por pelo menos 5 anos
- Utilizar ferramentas que facilitem o processo
Para profissionais que emitem recibos frequentemente, investir em um software especializado pode economizar tempo, reduzir erros e profissionalizar a gestão financeira.
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